2007-09-28 [Fri]
会社にて9月以降本格的に引継ぎ業務を任されていることで、サイクルシステムを実践しつつあることに気付く。
サイクルシステムというのはT・リモンチェリの提唱する時間管理術で、GTDと似通っていることから、俺が年末から年明け早々ライフハックにはまっていた時期に読み漁った本に書いてある。
「エンジニアのための時間管理術」再読メモ��
今俺がやっているのは、大手金融系の電文中継サーバの構築と環境評価だが、これに必要なハックとして以下のようなことを行っている。
俺のようなIT土方は、行く先々で支給されるPCを使い、異なるポータルのログインIDを与えられ、異なる管理システム、異なる資料、異なる人間関係、異なる運用ルール、異なるツール・・と何もかもが違う環境になるので、そのたびに自分の作業体制を再構築する必要に迫られる。
ここ数年そうしたことを何度も繰り返すうちに、ある一定のルールで自分の作業管理方法を無意識的に作るようになった。
これは、「ルートフォルダ・システム」ともいうべきやり方になる。
まず、デスクトップに「会社名＿名前」のようなフォルダをローマ字で作る。
これは去るときに、そのフォルダさえ消せばいいという利便性からである。
また入り口が一箇所であれば、探す手間もない。
そしてその中にフォルダで用途ごとに細分化してフォルダを作る。
０．アカウント設定
１．作業ログ
２．作業
３．勤務票
４．作業スケジュール
５．資料
６．マニュアル
７．連絡先
８．メモ
のような感じで作る。
俺はこれをルートフォルダと呼んでいる。
本当はもっと作業場所や拠点にあったフォルダを更に作るが、中核はこのあたりになる。
フォルダの中は、以下のようになるが、基本的には全てテキストファイルに情報を書く。
これは、テキストだと最悪メモ帳があれば開けること、秀丸を使えない拠点はまずないこと、他の拡張子だとツールが必要になるがツールが入手できるかどうか分からないことなどから。
テキストだと、軽いしすぐに開くので利便性が高い。
◎アカウント設定
PCのIPやアカウント設定のほか、拠点のポータルのIDやパスワードなど、自分が管理しなければならないIDなどの情報を入れる。
◎作業
これは、実際に作業をした内容や、作業途中のメモ、取得したログを入れていくフォルダになる。
とりあえず進めている作業のリアルタイム且つ一番コアな情報はここに入っている。
実際には、作業の中にプロジェクトや作業内容によりフォルダを作り、その中に更に細分化して作っていく。
作業
プロジェクトXX
環境構成
構成図_0906
議事録
20070910
20070917
取得ログ
20070926
20070927
20070928
手順書
XX評価手順シート
といった具合。
◎作業ログ
これが一番の要で、その日やったこと、作業内容、確認したこと、ちょっとしたメモのほか、次の日や次週への自分への引継ぎも兼ねる。
翌日や、土日明けにきても、これを見れば、何がどの程度進行し、何が出来なくてどの部分が引き継がれたか一目で思い出せる。
よってすぐに作業にかかれる。
基本的に、作業の合間にどんどん書いていく。終業間際だと、思い出せないことがあるからだ。
これを作るのを思いついたのは、よく、「あのときどうだったっけ？」と、記憶力の恐ろしく低い俺に聞く担当者やリーダーがあまりに多いことからだ。
俺が相手なら、俺には絶対に聞かないと思うが・・。
基本はテキストで作るが、情報量が膨大だったり、カテゴリ分けが必要な今の作業では、エクセルで作っている。
エクセルはシートが1次元にしかないので使いづらく、本当は2次元的にシートがあるOne Noteで作りたいが、ツールを入れられないのであるツールで何とかするしかない。
◎勤務票
文字通りの勤務票を入れるフォルダ。
勤務票のほか、プロジェクト報告や週報など、提出義務があるものは全てここに入れる。
◎作業スケジュール
単一のプロジェクトならいいが、今は複数のプロジェクトを同時に扱っており、午前中電文テスト、午後はリリースを控えた別のシステムのシェルチェック、、というような状態なので、エクセルで作業スケジュールを自分用に作成。
縦に日付、横にシステム（プロジェクト）を書き、概要と作業内容を書き込んでいく。
予定表なので、作業ログは書かない。
今の作業場所は、大枠で引いた作業管理表が一本あるだけで、あとはメールで予定が送られたり、口頭でいわれるだけだったりする。
それを全て一元化するためにはどうしても自分用にスケジュール表を作る必要がある。
朝来て、このスケジュールと、前日または先週つけた作業ログを見れば一発で状況が把握できる。
なお普通のスケジュール表とか、スケジュールツールを使えばいいじゃないか、と思われるかもしれないが、そういうのでは役に立たない。
というのも日付×プロジェクトというマトリックスになっているから、プロジェクトを網羅できるのであって、普通のスケジュール表だと日付の中にばらばらなプロジェクトが入ってしまうので、結局自分でも理解できないからだ。
そうなると、横軸をプロジェクトで切るしかない。
縦を日付にするのは、日付はどうしても30とかそういった数になるので、縦にしたほうが圧倒的に見やすいからだ。
◎資料
文字通り、資料であるが、これはほとんど自分で作った資料になる。
主に、アクセスする必要があるサーバのホスト名やIP、ID・パスワード、といったサーバ一覧表、作業ごとに行う手順や方法を書いたものが入る。
フォーマルなものも、暗黙的なものも全て、作業したら資料として作っていき、ここに入れる。
よって一度作業すれば、二度人に聞くこともないし、間違えることもない。
◎マニュアル
資料は基本、自分で作った自分だけのためのものだが、マニュアルに入れるのは、作業場所の管理者やベンダなど、フォーマルなところからもらった製品資料を入れる。
◎連絡先
これも名前の通り、社内やベンダなど、連絡する必要がある人の名前や内線番号、電話番号やメールなどを書いたメモを入れる。
◎メモ
自分で作った、ちょっとしたメモを入れる。
資料とは若干性質が異なる。
資料は、ある程度体系化された内容だったり、一連の手順や一覧だったりする。
メモは本当に一行のコマンドのメモを書いたテキストや、走り書きを入れる。
これらは、あとで必要に応じて、作業ログや資料を作るときに見ることになる。
まず大まかには以上のようなフォルダを作ることが俺が入った先で最初にやることだ。
つまり、フォルダによるファイルのふるい分けを行っていることになる。
これは一見地味だが、非常に重要で、フォルダを分けているといないとでは作業のスピードやファイルの検索に雲泥の差が生まれる。
慣れてくると、やっている作業や状況に応じて、無意識のうちに作ったファイルをどんどんフォルダ分けするようになる。
GTDの達人のように、どんなに大量のタスクがあっても、無意識的にタスクをふるい分けていくようなイメージだ。
俺にとっては、タスク＝ファイル作成といっても過言ではない。
よくデスクトップに大量のファイルがごちゃ混ぜになって、どれか分からずに最近使ったファイルなどで検索してうーんと唸っている人がいるが、俺から見ると無駄極まりない。
Googleデスクトップを使う必要すらない。
作るファイルは自動的に（無意識的に）適切な場所に作られるのだから。
また、逆に大量のフォルダやサブフォルダにうずもれて何が何やら分からなくなる、というパターンもあるが、これはフォルダを全く作らないのと同じく管理ができないため、最小限のルートフォルダを上記のように作成すれば、最悪大枠での分類はできるので、後は時間のあるときにでも、更に細分化してサブフォルダを作るなりして分けていけばいいのだ。
以上が概略になる。
サイクルシステムと似ているのは、
「能力は重要な作業のため温存する。
何かを覚えておくためには使用しない。」
という思想から。
俺は記憶力が悪いこともあるが、無駄なことに頭の領域を使いたくないことから、できるだけ作業を無意識的にできるような環境を作ることを意識する。それはサイクルシステムの考えに似ている。
昨今は、やれ、google カレンダーがどうだ、remember the milkは使いやすい、といったことが盛んだが、俺の拠点はセキュリティが厳しいこともあり、USBの持込み、ノートPCの持込みも許されない。
ログを取られる危険性から、WEBのツールなども絶対に使いたくない。
必要最低限、与えられたツールだけでやっていくしかない。
あのクソ最悪なNotesですら我慢して使っている。
であれば、最も単純なテキストとエクセルだけでも、十分な作業環境は構築できるのだ。
なお、WORDは、基本的に使わない。
WORDで書くくらいなら普通のテキストで書くほうが何倍も効率がいい。
上記はPCのフォルダ分けについてだが、アナログのメモなどについても若干書いておく。
以前はTimeSystemを使っていたが、この最も小さいサイズでも、使い続けることができず、今はB5の仕事用ノートと、ポケットに入るメモ帳を使用している。
仕事ノートは、仕事に使うもので、誰もがやっているようなこと。
メモ帳は、TimeSystemの代わりで、その日に使った交通費や、ちょっとした入出金のメモ、やらなければいけない私用や確認事項、PCなどログインが必要で、ど忘れしたときのためのパスワードなどのメモ、などが書いてある。
TimeSystemは、大きくスケジュールとその日の日程やメモ、入出金の管理をしていたが、スケジュールとメモはPCで行うので、TimeSystemにびっしり書く必要はなく、自分で思い出せる程度にメモ書きできればいいため、TimeSystemを使う必要がなくなった。
また、入出金は主に金の管理をするためにつけていたが、手書きだと煩雑になるので見づらく、また統計化も出来ない。
結局家でエクセルで入出金管理表を作ったので、これも市販のメモ帳に書けば後は家のエクセルに転記すればよく、わざわざTimeSystemを使う必要がなくなった。
これらの理由でTimeSystemは現在お蔵入りとなっている。
結局、作業環境に応じて使うツールは極力持ち運びが楽なものに変化するということだろう。
また、5月頃まではd3を使っていたが、今はTimeSystemと同様、全く使っていない。
やること.txtという体制に逆戻りした。
会社では、空気を吸うのも時間が惜しいくらい、死ぬほど資料作りやメモ書きしているのに、家で更にタスクを洗い出し再分化せよ、というのは幾らなんでも無理という理由から。
サイクルシステムというのはT・リモンチェリの提唱する時間管理術で、GTDと似通っていることから、俺が年末から年明け早々ライフハックにはまっていた時期に読み漁った本に書いてある。
「エンジニアのための時間管理術」再読メモ��
今俺がやっているのは、大手金融系の電文中継サーバの構築と環境評価だが、これに必要なハックとして以下のようなことを行っている。
俺のようなIT土方は、行く先々で支給されるPCを使い、異なるポータルのログインIDを与えられ、異なる管理システム、異なる資料、異なる人間関係、異なる運用ルール、異なるツール・・と何もかもが違う環境になるので、そのたびに自分の作業体制を再構築する必要に迫られる。
ここ数年そうしたことを何度も繰り返すうちに、ある一定のルールで自分の作業管理方法を無意識的に作るようになった。
これは、「ルートフォルダ・システム」ともいうべきやり方になる。
まず、デスクトップに「会社名＿名前」のようなフォルダをローマ字で作る。
これは去るときに、そのフォルダさえ消せばいいという利便性からである。
また入り口が一箇所であれば、探す手間もない。
そしてその中にフォルダで用途ごとに細分化してフォルダを作る。
０．アカウント設定
１．作業ログ
２．作業
３．勤務票
４．作業スケジュール
５．資料
６．マニュアル
７．連絡先
８．メモ
のような感じで作る。
俺はこれをルートフォルダと呼んでいる。
本当はもっと作業場所や拠点にあったフォルダを更に作るが、中核はこのあたりになる。
フォルダの中は、以下のようになるが、基本的には全てテキストファイルに情報を書く。
これは、テキストだと最悪メモ帳があれば開けること、秀丸を使えない拠点はまずないこと、他の拡張子だとツールが必要になるがツールが入手できるかどうか分からないことなどから。
テキストだと、軽いしすぐに開くので利便性が高い。
◎アカウント設定
PCのIPやアカウント設定のほか、拠点のポータルのIDやパスワードなど、自分が管理しなければならないIDなどの情報を入れる。
◎作業
これは、実際に作業をした内容や、作業途中のメモ、取得したログを入れていくフォルダになる。
とりあえず進めている作業のリアルタイム且つ一番コアな情報はここに入っている。
実際には、作業の中にプロジェクトや作業内容によりフォルダを作り、その中に更に細分化して作っていく。
作業
プロジェクトXX
環境構成
構成図_0906
議事録
20070910
20070917
取得ログ
20070926
20070927
20070928
手順書
XX評価手順シート
といった具合。
◎作業ログ
これが一番の要で、その日やったこと、作業内容、確認したこと、ちょっとしたメモのほか、次の日や次週への自分への引継ぎも兼ねる。
翌日や、土日明けにきても、これを見れば、何がどの程度進行し、何が出来なくてどの部分が引き継がれたか一目で思い出せる。
よってすぐに作業にかかれる。
基本的に、作業の合間にどんどん書いていく。終業間際だと、思い出せないことがあるからだ。
これを作るのを思いついたのは、よく、「あのときどうだったっけ？」と、記憶力の恐ろしく低い俺に聞く担当者やリーダーがあまりに多いことからだ。
俺が相手なら、俺には絶対に聞かないと思うが・・。
基本はテキストで作るが、情報量が膨大だったり、カテゴリ分けが必要な今の作業では、エクセルで作っている。
エクセルはシートが1次元にしかないので使いづらく、本当は2次元的にシートがあるOne Noteで作りたいが、ツールを入れられないのであるツールで何とかするしかない。
◎勤務票
文字通りの勤務票を入れるフォルダ。
勤務票のほか、プロジェクト報告や週報など、提出義務があるものは全てここに入れる。
◎作業スケジュール
単一のプロジェクトならいいが、今は複数のプロジェクトを同時に扱っており、午前中電文テスト、午後はリリースを控えた別のシステムのシェルチェック、、というような状態なので、エクセルで作業スケジュールを自分用に作成。
縦に日付、横にシステム（プロジェクト）を書き、概要と作業内容を書き込んでいく。
予定表なので、作業ログは書かない。
今の作業場所は、大枠で引いた作業管理表が一本あるだけで、あとはメールで予定が送られたり、口頭でいわれるだけだったりする。
それを全て一元化するためにはどうしても自分用にスケジュール表を作る必要がある。
朝来て、このスケジュールと、前日または先週つけた作業ログを見れば一発で状況が把握できる。
なお普通のスケジュール表とか、スケジュールツールを使えばいいじゃないか、と思われるかもしれないが、そういうのでは役に立たない。
というのも日付×プロジェクトというマトリックスになっているから、プロジェクトを網羅できるのであって、普通のスケジュール表だと日付の中にばらばらなプロジェクトが入ってしまうので、結局自分でも理解できないからだ。
そうなると、横軸をプロジェクトで切るしかない。
縦を日付にするのは、日付はどうしても30とかそういった数になるので、縦にしたほうが圧倒的に見やすいからだ。
◎資料
文字通り、資料であるが、これはほとんど自分で作った資料になる。
主に、アクセスする必要があるサーバのホスト名やIP、ID・パスワード、といったサーバ一覧表、作業ごとに行う手順や方法を書いたものが入る。
フォーマルなものも、暗黙的なものも全て、作業したら資料として作っていき、ここに入れる。
よって一度作業すれば、二度人に聞くこともないし、間違えることもない。
◎マニュアル
資料は基本、自分で作った自分だけのためのものだが、マニュアルに入れるのは、作業場所の管理者やベンダなど、フォーマルなところからもらった製品資料を入れる。
◎連絡先
これも名前の通り、社内やベンダなど、連絡する必要がある人の名前や内線番号、電話番号やメールなどを書いたメモを入れる。
◎メモ
自分で作った、ちょっとしたメモを入れる。
資料とは若干性質が異なる。
資料は、ある程度体系化された内容だったり、一連の手順や一覧だったりする。
メモは本当に一行のコマンドのメモを書いたテキストや、走り書きを入れる。
これらは、あとで必要に応じて、作業ログや資料を作るときに見ることになる。
まず大まかには以上のようなフォルダを作ることが俺が入った先で最初にやることだ。
つまり、フォルダによるファイルのふるい分けを行っていることになる。
これは一見地味だが、非常に重要で、フォルダを分けているといないとでは作業のスピードやファイルの検索に雲泥の差が生まれる。
慣れてくると、やっている作業や状況に応じて、無意識のうちに作ったファイルをどんどんフォルダ分けするようになる。
GTDの達人のように、どんなに大量のタスクがあっても、無意識的にタスクをふるい分けていくようなイメージだ。
俺にとっては、タスク＝ファイル作成といっても過言ではない。
よくデスクトップに大量のファイルがごちゃ混ぜになって、どれか分からずに最近使ったファイルなどで検索してうーんと唸っている人がいるが、俺から見ると無駄極まりない。
Googleデスクトップを使う必要すらない。
作るファイルは自動的に（無意識的に）適切な場所に作られるのだから。
また、逆に大量のフォルダやサブフォルダにうずもれて何が何やら分からなくなる、というパターンもあるが、これはフォルダを全く作らないのと同じく管理ができないため、最小限のルートフォルダを上記のように作成すれば、最悪大枠での分類はできるので、後は時間のあるときにでも、更に細分化してサブフォルダを作るなりして分けていけばいいのだ。
以上が概略になる。
サイクルシステムと似ているのは、
「能力は重要な作業のため温存する。
何かを覚えておくためには使用しない。」
という思想から。
俺は記憶力が悪いこともあるが、無駄なことに頭の領域を使いたくないことから、できるだけ作業を無意識的にできるような環境を作ることを意識する。それはサイクルシステムの考えに似ている。
昨今は、やれ、google カレンダーがどうだ、remember the milkは使いやすい、といったことが盛んだが、俺の拠点はセキュリティが厳しいこともあり、USBの持込み、ノートPCの持込みも許されない。
ログを取られる危険性から、WEBのツールなども絶対に使いたくない。
必要最低限、与えられたツールだけでやっていくしかない。
あのクソ最悪なNotesですら我慢して使っている。
であれば、最も単純なテキストとエクセルだけでも、十分な作業環境は構築できるのだ。
なお、WORDは、基本的に使わない。
WORDで書くくらいなら普通のテキストで書くほうが何倍も効率がいい。
上記はPCのフォルダ分けについてだが、アナログのメモなどについても若干書いておく。
以前はTimeSystemを使っていたが、この最も小さいサイズでも、使い続けることができず、今はB5の仕事用ノートと、ポケットに入るメモ帳を使用している。
仕事ノートは、仕事に使うもので、誰もがやっているようなこと。
メモ帳は、TimeSystemの代わりで、その日に使った交通費や、ちょっとした入出金のメモ、やらなければいけない私用や確認事項、PCなどログインが必要で、ど忘れしたときのためのパスワードなどのメモ、などが書いてある。
TimeSystemは、大きくスケジュールとその日の日程やメモ、入出金の管理をしていたが、スケジュールとメモはPCで行うので、TimeSystemにびっしり書く必要はなく、自分で思い出せる程度にメモ書きできればいいため、TimeSystemを使う必要がなくなった。
また、入出金は主に金の管理をするためにつけていたが、手書きだと煩雑になるので見づらく、また統計化も出来ない。
結局家でエクセルで入出金管理表を作ったので、これも市販のメモ帳に書けば後は家のエクセルに転記すればよく、わざわざTimeSystemを使う必要がなくなった。
これらの理由でTimeSystemは現在お蔵入りとなっている。
結局、作業環境に応じて使うツールは極力持ち運びが楽なものに変化するということだろう。
また、5月頃まではd3を使っていたが、今はTimeSystemと同様、全く使っていない。
やること.txtという体制に逆戻りした。
会社では、空気を吸うのも時間が惜しいくらい、死ぬほど資料作りやメモ書きしているのに、家で更にタスクを洗い出し再分化せよ、というのは幾らなんでも無理という理由から。
トラックバックURL
コメント